Автор Чудин Илья
В тему, поднятую Алексеем, хотелось бы внести свои пять копеек, ибо накипело за 5 лет работы.
Желание у меня достаточно простое: рассказать о факторах успешной автоматизации и о том, что для этого необходимо.
Для начала, давайте подробнее рассмотрим сам термин «автоматизация», ему можно дать следующее определение: автоматизация – один из видов научно-технического прогресса, использование технических средств и средств управления, освобождающих человека (полностью или частично) от участия в процессе производства, предоставления услуг и иной трудовой деятельности.
А теперь давайте поближе рассмотрим отношения, возникающие в ходе автоматизации между людьми и процессами и инструментами автоматизации.
Как известно, лопата (обычная штыковая, а не саперная, которая имеет еще ряд нештатных применений) предназначена для рытья ям и прочих углублений в земном покрове. Это чудесное изобретение было создано нашими предками еще при Царе Горохе, но от этого оно ну никак не потеряло своей актуальности и по текущий день. С другой стороны в 30 годах XIX века был изобретен экскаватор. Причиной тому послужила резкая нехватка производственных мощностей, создаваемых оснащенными лопатами людьми. Этот самый экскаватор живой пример того, как, имея процесс «рытьё ям» ресурс «человек» и инструмент «экскаватор», производственная мощность была повышена в десятки (а то и сотни раз). Экскаватор же нам дала именно автоматизация.
Казалось бы, всё просто и прозрачно, но что мы имеем в сфере IT? Компьютеры, начиная с конца 70хх, стремительно входят в нашу жизнь. В начале своего пути они были сложными, громоздкими и требовали постоянного квалифицированного ухода. Общаться с этими монстрами на одном языке могли только программисты. Со временем, не смотря на то, что сами компьютеры усложняются, способы общения с ними становятся все проще и проще. В наши дни любой мало-мальски грамотный человек может уже вполне сносно общаться с компьютером. Более того, они сейчас везде. Подобно экскаваторам компьютеры стали инструментом автоматизации, но не одного процесса «рытьё ям», а множества. И вот в этом множестве, как мне кажется, и прячется дьявол – человек настолько привык к тому, что компьютер избавляет его от рутины, что пытается на него столкнуть всю свою работу, и это хорошо (именно это желание обеспечивает меня хлебом ). Вот только компьютеры и их программы абсолютно бесполезны, если нет того самого процесса, который надо автоматизировать. Более того, надо понимать, что экскаватор, роющий ямы – суть вредоносен, если эти ямы никому не нужны или роются в месте ином от необходимого. Всегда есть что-то большее – план строительства здания, железной дороги или добычи угля. И это опять таки вполне очевидно.
Ну а мы? А мы зачастую сталкиваемся с тем, что наш заказчик считает, что ему достаточно «автоматизировать» и всё… т.е. вообще всё, наступит великое счастье и будет всё хорошо. Один наш коллега даже шутил по этому поводу – он говорил, что идеальная программа состоит из оной большой кнопки «Сделай мне хорошо». Но, к сожалению, так не бывает.
Автоматизация бизнес процессов даст выхлоп только в единственном случае – если эти бизнес процессы существуют. Более того – автоматизация занимается тем, что сокращает издержки в бизнес процессе: быстрее идет продажа на кассах, меньше ошибок, связанных с человеческим фактором, уменьшение потерь от злоупотреблений клиентов и персонала, и т.п.
Именно поэтому перед автоматизацией идет стадия становления бизнес процесса. Если заказчик приобретает программу без понимания того, как он будет ее использовать, без понимания своих бизнес процессов и того как эта программа позволит сократить в них издержки, повысить эффективность и доход – заказчик всегда будет недоволен этой программой.
Не удивительно, что сейчас входят в популярность консалтинговые агентства – граждане, в первую очередь помогающие становлению бизнес процессов.
Понимая это, сейчас мы уже зачастую консультируем наших заказчиков, как и что, сделать лучше, как изменить сам бизнес процесс и почему менять надо именно его, а не программу. С другой стороны мы вникаем в то, как заказчики строят бизнес, перенимаем их опыт и переносим его в свое ПО.
Опять таки, само по себе внедрение некой автоматизированной системы не даст никаких результатов, если ей (системой) не уметь пользоваться. Был у нас случай. Один из заказчиков долго и упорно ругался что программа «глючная» - сумма по программе как-то не сходилась с суммой в кассе на конец смены. Как позже выяснилось, кассир вручную за программой пересчитывал суммы и брал деньги именно по своим расчетам, а не по тому, что говорила программа, как не странно, но ошибался в расчетах именно кассир, а не программа.
Так что если вы решили что-то автоматизировать, то обратите внимание на следующие рекомендации.
• Формализуйте свой бизнес процесс.
• Поймите, чего вы хотите добиться автоматизацией (сокращение штата, уменьшение времени обслуживания, уменьшение ошибок персонала, и т.д. и т.п.). Автоматизация и ее средства (компьютеры, экскаваторы, программы и т.п.) – ни есть самоцель, это инструмент.
• Найдите поставщика услуг. Обсудите с ним свои цели и задачи. Донесите их до него. Зачастую, компании занимающиеся автоматизацией имеют большой опыт, перенятый от их заказчиков, прислушайтесь к их советам.
• Вместе с выбранной вами компанией проанализируйте свои бизнес процессы, очень возможно, что они неидеальны, а часть из них такова «не от хорошей жизни», и что-то можно улучшить и упростить. Цените простоту – чем проще процесс, тем проще его контролировать, и тем понятней он всем кто в него задействован.
• Как гласит старое китайское проклятье «чтоб тебе жить во времена перемен» – будьте готовы к тому, что на начальном этапе, после внедрения системы, могут быть разные проблемы.
• Обучите персонал. Если в работе задействован компьютер, потратьтесь на то, что бы персонал имел хотя бы базовые знания о работе с ним и с операционной системой.
• Помните, любая автоматизированная система не работает сама по себе. Кто-то должен организовывать повседневный ход ее работы (как и саму работу, в которой используется эта система). Любая техника нуждается в обслуживании.